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Digitaler Arbeitsplatz / Best Practice
Stadtwerke Münster: Profitieren vom Herdentrieb

Selbst hartnäckige Verweigerer erliegen irgendwann dem Gruppenzwang. Welche Erfahrungen Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Büroarbeitsplätze machen, war in bunter Mischung auf dem IOM Summit in Bonn am 19. September 2018 zu hören.

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Die Stadtwerke Münster haben sich festgelegt: ihre Büroarbeitsplätze wollen sie mit Office 365 digitalisieren. Die Cloud-Lösung von Microsoft bietet weit mehr Funktionalität als frühere Lizenz-Versionen. Neben Klassikern wie Word, Excel oder PowerPoint gehören auch Komponenten für die Suche im Firmennetzwerk (Delve), für die Zusammenarbeit (Teams) sowie für Videokonferenzen (Skype) dazu. Office 365 einzuführen und dennoch so weiterzumachen wie bisher, habe keinen Mehrwert, erklärte Stadtwerke-Manager Fabian Badersbach. Freischalten und mal gucken was passiere, zeige in der Regel keinen Erfolg.

Typisches Problem: Zusätzliches Angebot wird nicht genutzt

Badersbach brachte damit ein typisches Problem auf den Punkt, dem viele Unternehmen bei Projekten dieser Art begegnen: Der digitale Arbeitsplatz offeriert jede Menge innovative Ansätze für neue Formen der Zusammenarbeit. Die aber werden von den Anwenderinnen und Anwendern zunächst einmal weder genutzt noch akzeptiert.

Badersbach beschloss daher folgende Strategie: den Begriff „Office 365“ so wenig wie nötig zu nennen und stattdessen den tatsächlichen Bedarf der Anwenderinnen und Anwender auszuloten. Dafür befragte er diese nach den Dingen, die sie in der digitalen Welt täglich nerven. Fährt Euer PC schnell genug hoch? Oder werdet Ihr täglich mit E-Mails zugeballert? Dadurch versuchte er, die Schnittmenge zwischen dem herauszufinden, was von oben vorgegeben war und dem, was die Betroffenen tatsächlich brauchten. Tatsächlich kristallisierte sich schon bald ein handfester Ansatz heraus.

Killer-Anwendung: Digitale Tagesmappe

Sekretärinnen zählen bekanntlich zu den wichtigsten Informations- und Meinungsträgerinnen in jeder Firma. Bei den Stadtwerken Münster glänzten sie in dieser Rolle auch beim Thema „Digitale Transformation“. Ihr Bedarf: die Kommunikation zu den Führungskräften verbessern. Die Idee: eine digitale Tagesmappe, über die sich beide Seiten kontinuierlich austauschen. Die Folge: Innerhalb weniger Tage wurde die Idee auf der Grundlage der Office 365-Kompoente OneNote umgesetzt. Und die Führungskräfte wurden mit Tablet PCs ausgestattet.

Die Überraschung: Die digitale Arbeitsmappe entwickelte eine starke Eigendynamik. Weil die Erfolge sichtbar waren und alte Kommunikationskanäle versiegten, nahm der Druck auf alle zu. Anfängliche Beschwerden von Seiten der Führungskräfte fingen Badersbach und seine Kollegen durch die Einrichtung einer exklusiven Hotline auf. Am Ende sprangen selbst die hartnäckigsten Anfangs-Verweigerer auf den davon fahrenden Zug. Letztlich, so Badersbach, habe man vom Herdentrieb profitiert. Wenn die Mehrheit mitmache, wolle am Ende keiner fehlen.

 


Veröffentlicht am 03.10.2018



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