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Elektronischer Rechnungseingang / Best Practice / EnBW AG

„Das ZUGFeRD- Format ist offenbar nicht genügend bekannt.“

Im Zuge der Digitalisierung seines Rechnungseingangs plant der Energie-Versorger EnBW AG das Hybrid-Format ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) zu einem Standard für Eingangsrechnungen im Beschaffungsprozess zu machen. Die Bereitschaft der Lieferanten, dieses Format zu liefern, hält sich allerdings aktuell noch  in sehr überschaubaren Grenzen. SERVICE.REPORT.IT sprach mit Projektleiter Gerald Künzig darüber, welchen Herausforderungen er bei diesem Digitalisierungs-Projekt aktuell begegnet. 

SERVICE.REPORT.IT: Herr Künzig, die EnBW AG plant, ihren Rechnungseingang zu digitalisieren – und zwar im Sinne des E-Rechnungs-Gesetztes und nicht im Sinne des Umsatzsteuer-Gesetzes. Warum diese Unterscheidung?
 
Künzig: Weil es uns nicht darum geht, künftig mehr E-Mails mit einem pdf im Anhang zu erhalten, sondern weil wir Rechnungen auf Basis eines strukturierten Datenformats erhalten wollen. Nur so können wir bei diesem Prozess Effizienzen heben.
 
SERVICE.REPORT.IT: Und warum ZUGFeRD?
 
Künzig: Weil wir bei diesem Format mehrere Vorteile sehen. Erstens ist ZUGFeRD ein offener Standard, der anders als zum Beispiel EDI nicht auf bilateralen Absprachen zwischen Lieferanten und Kunden beruht  Zweitens ist ZUGFeRD ein hybrides Datenformat. ZUGFeRD-Rechnungen lassen sich mit jedem beliebigen pdf-Reader lesen. Gleichzeitig ist die Datenqualität sehr viel höher als bei einem normalen pdf, da die Daten als standardisierte XML-Dateien direkt in das pdf eingebettet sind und als solche ausgelesen werden können. Anders als bei einem pdf, das eine Texterkennung durchläuft, muss man die Daten nicht mehr validieren. Das geht deutlich schneller und ist die Basis für eine weitere automatisierte Verarbeitung.
 
SERVICE.REPORT.IT: Das klingt gut. Wo liegt das Problem?
 
Künzig: Wir haben ein sehr buntes Spektrum an Lieferanten, einige große und viele kleine. Die Zahl derjenigen, die ihre Rechnungen heute bereits im ZUGFeRD-Format verschicken können, ist aber weit niedriger als wir erwartet haben.
 
SERVICE.REPORT.IT: Worauf führen Sie das zurück? Schließlich wurde der ZUGFeRD-Standard schon 2013 verabschiedet.
 
Künzig: Offenbar ist das Format im Markt nicht genügend bekannt. Meines Erachtens bedarf es eines sehr viel besseren Marketings seitens der FeRD-Organisation.
 
SERVICE.REPORT.IT: Wie gehen Sie nun weiter vor?
 
Künzig:  Aktuell lösen wir unsere alte Workflow-Lösung durch eine neue ab. Rechnungsleser und  Workflow-System beziehen wir künftig vom gleichen Anbieter. Damit stellen wir sicher, dass alle vom Rechnungsleser identifizierbare Rechnungsformate – auch ZUGFeRD - erkannt und automatisch in den richtigen Bearbeitungskanal gesteuert werden. Auf dieser Basis testen wir, wie lange es dauert, einen neuen ZUGFeRD-Lieferanten reibungslos an das System anzubinden. Im Frühjahr 2019 wollen wir dann wieder offensiver an unsere Lieferanten herantreten und für den Standard ZUGFeRD werben. 
 
SERVICE.REPORT.IT: Bis dahin wird ZUGFeRD allerdings kaum populärer geworden sein. Wie wollen Sie die Lieferanten überzeugen?
 
Künzig: Wir werden es sicher nicht schaffen, alle Lieferanten auf ZUGFeRD umzustellen. Diese Lieferanten aber können uns die Rechnungen künftig nicht ohne Zustimmung  mehr als E-Mail mit angehängtem PDF schicken, sondern in der Regel  als klassische Papier-Rechnung. Wenn Anfragen zur Übertragung als PDF kommen, nehmen wir Kontakt zu den Lieferanten auf. Damit versuchen wir, unsere Lieferanten zu überzeugen  und gemeinsam den Weg der Digitalisierung zu gehen.
 
SERVICE.REPORT.IT: Kennen Sie andere Firmen, die vor ähnlichen Herausforderungen mit ZUGFeRD stehen?
 
Künzig: Leider nein. Darüber habe ich keinen Überblick. Es wäre hilfreich über Verbände wie FeRD oder der VER („Verband elektronische Rechnung“, die Red.) ergänzend zu deren Unterstützerlisten eine Art Forum zum Austausch zu haben. Ich weiß nur, dass Papierrechnungen aussterben werden. Ich hoffe daher sehr, dass es für die elektronischen Rechnungen bald einen einheitlichen Standard wie ZUGFeRD geben wird. Sonst wird der Übergang in die die digitale Welt für viele Unternehmen unnötig erschwert.
 
SERVICE.REPORT.IT: Herr Künzig, wir danken für das Gespräch. 


Veröffentlicht am 05.12.2018