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Elektronischer Rechnungseingang / Best Practice / Eintracht Frankfurt

„Wir profitieren heute von den Standards, die wir damals definiert haben.“

Eintracht Frankfurt begann 2012 damit, die Prüfung des Rechnungseingangs zu digitalisieren. Seitdem hat sich die Zahl der Eingangsrechnungen verdreifacht. Über die praktischen Herausforderungen sprach SERVICE.REPORT.IT mit Jörg Jost, dem Leiter des Finanz- und Rechnungswesens.

SERVICE.REPORT.IT: Herr Jost, die Digitalisierung der Rechnungseingangsprüfung klingt nicht gerade kompliziert. Wo lagen für Sie die größten Herausforderungen?

Jost: Erstens musste alles sehr schnell gehen. Nach dem Wiederaufstieg in die 1. Bundeliga im Mai 2012 hatten wir lediglich ein knappes halbes Jahr Zeit, die Lösung zu entwickeln und in Betrieb zu nehmen. Schließlich folgt unser Wirtschaftsjahr dem Kalenderjahr und nicht der Bundesligasaison. Zweitens legten wir parallel zum Prüfungsprozess auch den Bestellprozess neu an, um die Transparenz zu erhöhen. Bis dahin waren diese Prozesse bei uns nicht klar definiert.

SERVICE.REPORT.IT: Konnten Sie dennoch pünktlich zum neuen Wirtschaftsjahr starten?

Jost: Ja, bis Ende August holten wir mit Unterstützung einer Beratungsfirma die Angebote ein und wählten anschließend den Partner aus. Anschließend definierten wir im Projektteam den Workflow, der Anbieter konfigurierte anschließend die Lösung. Neujahr 2013 schalteten wir die Lösung live. Und 95 Prozent des Workflows funktionierte zu diesem Zeitpunkt bereits.

SERVICE.REPORT.IT: Woran haperte es bei den restlichen fünf Prozent?

Jost: Vor allem bei den Rechnungen, die der Vorstand absegnen muss. Er muss zwar lediglich die Rechnungen frei geben, die über 10.000 Euro liegen. Aber mit der neuen Lösung hatten wir anfänglich wohl ein paar Klicks zu viel eingebaut. Beispielweise wurden dem Vorstand nun auch regelmäßig Rechnungen für die Stadionmiete oder das VIP-Catering zur Freigabe vorgelegt, die vertraglich geregelt waren und daher nicht jedes Mal neu genehmigt werden mussten. Damals zeigte sich: Die Vorstände wollten zwar alles wissen, aber nicht immer darauf reagieren müssen.

SERVICE.REPORT.IT: Wie haben Sie darauf reagiert?

Jost: Wir hatten die Standards offenbar zu engmaschig gezogen. Beispielsweise folgten einige Freigabe-Prozesse dem Acht-Augen-Prinzip, wo vorher nur vier Augen notwendig waren. Solche Dinge bauten wir sehr schnell wieder zurück.

SERVICE.REPORT.IT: Hätten Sie diese Dinge nicht schon früher entdecken können? Etwa durch eine intensivere Beteiligung der Betroffenen?

Jost: Ja, das schon. Aber als wir mit dem Projekt starteten, begann auch die neue Bundesliga-Saison. Da hatte außerhalb des Projektteams keiner der Kollegen Zeit, sich um solche Fragen zu kümmern.

SERVICE.REPORT.IT: Seitdem sind rund sechs Jahre vergangen. Welche Erfahrungen haben Sie seitdem gemacht?

Jost: Die meisten Mitarbeiter, vor allem die, die nichts anderes als die digitale Rechnungsprüfung kennen, beteiligen sich konstruktiv-kritisch an der Weiterentwicklung des Programms. Auf dieser Grundlage werden wir den Workflow im Frühjahr 2019 wieder einmal optimieren. Außerdem profitieren wir heute von den Standards, die wir damals definiert haben.  Früher hatten wir rund 3.000 Eingangsrechnungen pro Jahr, heute sind es rund drei Mal so viele. Früher arbeiteten wir nur mit 16 Leuten in der Verwaltung, heute sind es 130 verteilt auf drei Standorte. Anders als früher sehen sich die Mitarbeiter nicht mehr jeden Tag. Da sind eingespielte Standards umso wichtiger.

SERVICE.REPORT.IT: Herr Jost, wir danken für das Gespräch.

 

Das Projekt „Elektronische Rechnungseingangsprüfung“ bei Eintracht Frankfurt in Kürze
Eintracht Frankfurt begann 2012 damit, die Prüfung des Rechnungseingangs zu digitalisieren. Damals verzeichnete das Unternehmen rund 3.000 Eingangsrechnungen pro Jahr, heute sind es rund drei Mal so viele. Es war das zweite Digitalisierungs-Projekt im Bereich Finanzen nach der Einführung einer ERP-Software im Jahr 2004. Der Lösungs-Anbieter wurde mit der Unterstützung einer Beratungsfirma ausgewählt, der Workflow durch ein Projektteam unter Leitung von Jörg Jost erarbeitet. Am 1. Januar 2013 ging die Lösung pünktlich live und ist seitdem mit dem Klub stetig gewachsen. Eintracht Frankfurt gewann im Mai 2018 den DFB-Pokal. Jost ist heute Leiter des Finanz- und Rechnungswesens.


Veröffentlicht am 05.12.2018