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DIGI.REPORT-Artikel

Teamarbeit 4.0 / Digitale Transformation
Erfolgsfaktoren für das Intranet

Was macht ein neues Intranet erfolgreich? Welche Faktoren beflügeln die Nutzung eines digitalen Arbeitsplatzes? Über diese Fragen diskutierten Anwender und Dienstleister auf dem Digital Workplace Tech Forum am 19. / 21. Februar 2019 in München.

Teamarbeit

„Kein Mitarbeiter fragt nach einem digitalen Arbeitsplatz, sondern er klagt höchstens darüber.“ Mit dieser These brachte der Digital-Berater Thomas Maeder das Dilemma für viele Verantwortliche auf den Punkt. Wie aber gelingt es, die interne Kommunikation in Unternehmen zu verbessern? Wie ernten die Verantwortlichen Lob statt Schelte?
Die Herausforderungen, das wurde im Verlaufe der Veranstaltung deutlich, liegen auf der Hand.

Überzeugende Argumente plus Schubkraft aus der Chefetage

Wer eingeübte Kommunikationsroutinen verändern will, braucht überzeugende Argumente und die Schubkraft aus der Chefetage. Schließlich hängt der Erfolg von Teamwork-Projekten in erster Linie nicht an technischen Details, sondern an einem kulturellen Wandel. Die Betroffenen müssen verstehen, warum sie von der Digitalisierung profitieren. Sonst bleibt der Verdacht, dass die neue Kommunikation nur alte Besitzstände untergräbt.

Bereits der Projekt-Titel sollte überzeugende Argumente liefern. Ein neues „Intranet“, ein „Soziales Medium“, ein „Digitaler Arbeitsplatz“ oder eine „Office Integration“ sind weder ein Wert noch ein Fortschritt an sich. Wer die Vision einer lebendigen Teamarbeit in einer toten Verpackung verkauft, läuft große Gefahr, dass die Nutzerinnen und Nutzer das ganze Paket am Ende links liegen lassen.

My DFB - Hauptsache Fußball

Schubkraft aus der Chefetage und griffiger Mehrwert: Beim „Intranet“ des Deutschen Fußball Bundes (DFB) waren beide Voraussetzungen erfüllt. Weil die alte Kommunikationsplattform nur spärlich genutzt wurde, entschloss sich das Management aufzurüsten. Im Februar 2018 wurde das neue Intranet „My DFB“ auf den Weg gebracht. Vier Monate später, zur Fußball-Weltmeisterschaft in Russland, ging es an den Start. Und anders als der Auftritt der deutschen Mannschaft entpuppte es sich als voller Erfolg. „Heute ist das Intranet der kommunikative Mittelpunkt des Hauses“, freute sich DFB-Mitarbeiter Florian Blum in seinem Vortrag auf dem Digital Workplace Tech Forum in München.

Technisch basiert die Lösung auf der Kombination aus Microsoft Office 365 und Microsoft Sharepoint. Office 365 stellt Funktionalitäten wie Telefonie, E-Mail, Chat und Blog bereit, über Sharepoint steuern die einzelnen Teams ihre Zusammenarbeit. Beide Komponenten stammen vom selben Hersteller und sind daher hoch integriert – ein Faktor, der die schnelle Projekt-Realisierung beim DFB begünstigte und den Schulungsaufwand reduzierte. Für die hohe Akzeptanz in der Belegschaft aber machte Blum vor allem die intensive Zusammenarbeit von IT und Fachabteilungen und den Termin der Einführung verantwortlich. Zu keinem anderen Zeitpunkt hätte My DFB einen besseren Qualitätsbeweis liefern können als während einer Fußball-WM. Dass die Akzeptanz auch danach nicht abfiel, führte der Manager u.a. darauf zurück, dass die Relevanz der veröffentlichten Informationen nicht sank. Ein Grund: Das Management kann heute selbständig Beiträge posten. Chefsachen sind daher oft direkt im Intranet nachzulesen.

Schaeffler - Wider den Techno-Stress

Auch beim Automobilzulieferer Schaeffler setzt man auf Office 365, um die interne Kommunikation auf ein neues Niveau zu heben. Den Plan, ein solches Projekt mit Hilfe einer kleinteiligen und langfristigen Roadmap zu steuern, haben die Verantwortlichen inzwischen auf Eis gelegt. Stattdessen verfolgen sie einen pragmatischen Ansatz. Eines ihrer Leitmotive definierten Tobias Kißmer und Sabrina Sawatzki wie folgt: „Wir wollen den Nutzern den Techno-Stress nehmen.“

Die Nutzerfreundlichkeit ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Akzeptanz einer Anwendung. Softwarefirmen investieren daher viel, um dem Menschen die Nutzung einer Maschine möglichst leicht zu machen. Für viele Nutzer aber beginnt der Techno-Stress schon einen Schritt vorher, ausgelöst etwa durch ein Endgerät, das der Arbeitgeber zur Verfügung stellt, das aber nicht die erste Wahl des Nutzers ist. Bei Schaeffler werden individuelle Vorlieben daher ausdrücklich unterstützt. Mitarbeiter dürfen beispielsweise zwischen verschiedenen Laptop-Modellen wählen.

Zudem werden sie, sofern es parallele Angebote gibt, nicht in eine bestimmte Anwendung hinein gezwungen. Gerade im Microsoft-Umfeld weisen einzelne Produktlinien häufig funktionale Überlappungen auf. Wer bei Schaeffler telefonieren will, kann daher entweder „skypen“ oder aber das Modul „Teams“ verwenden. Gleichzeitig bringen die Verantwortlichen ihre eigenen Präferenzen klar zum Ausdruck. Für Skype gibt es einen „Rund-um-die-Uhr“-Support, für Teams nicht. Dieser Unterschied soll die Prioritäten der Nutzer lenken.

Office 365 - Eine Teamlösung und ihre Alternativen

Wer über moderne Teamarbeit diskutiert, kommt an Office 365 von Microsoft kaum vorbei. Das Softwareunternehmen hat in diesem Paket inzwischen alle Komponenten für den digitalen Arbeitsplatz - Telefonie, E-Mails, Chats, Blogs und soziale Elemente – zusammengeführt und durch virtuelle Arbeitsräumen ergänzt, die einzelne Teams mit Hilfe der Sharepoint-Funktionalitäten selbstständig verwalten und bespielen können. Als Public Cloud-Lösung unterstützt das Paket zudem ohne weitere Anpassungen die Kollaboration in dezentralen Teams. Kißmer und Sawatzki warnten allerdings davor, Office 365 als „Lösung von der Stange“ zu kaufen. „Wer glaubt, daran keine Hand mehr anlegen zu müssen, sieht sich schnell getäuscht.“

Der Markt für moderne Kommunikationslösungen ist stark in Bewegung geraten. Während IBM seine Connections -Plattform jüngst an den Dienstleister TCS verkaufte, drängen Google und sogar Facebook mit einer Business Version in den B2B-Bereich vor. Vor allem aber Microsoft ist in die Offensive gegangen. Für sein Flaggschiff-Produkt Office 365 rührt das Softwarehaus inzwischen so kräftig die Werbetrommel, dass in der Öffentlichkeit leicht der Eindruck der Alternativlosigkeit entsteht. Dem steuerten die Organisatoren des Digital Workplace Tech Forums entgegen, indem sie den Teilnehmern nicht nur kritische Erfahrungsberichte mit der Microsoft-Welt, sondern auch mit anderen Lösungskonzepten näher brachten. In einer Sache allerdings waren sich alle Referenten einig: Es ist in erster Linie nicht die Technik, die die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes erfolgreich macht, sondern die Inhalte.

Kollaboration über Kernprozesse

Als das Fraunhofer-Institut für Windenergiesysteme (IWES) 2011 sein Intranet aufbaute, gab es Office 365 noch nicht. Bis heute bilden hier die Atlassian-Lösungen Confluence (Wiki) und Jira (Workflow), die im eigenen Rechenzentrum betrieben werden, die Säulen. Die hohe Akzeptanz, die das Intranet bis heute erfährt, führte Referent Maurice Müller vor allem auf die Entscheidung der Institutsleitung zurück, das gesamte Qualitätsmanagement über das Intranet zu steuern. Damit erzielte die Plattform von Anfang an hohe Zugriffsraten, was sich positiv auch auf die Nutzung der anderen Intranet-Komponenten auswirkte. „Kollaborative Lösungen sollten immer auch ein Abbild der Kernprozesse eines Unternehmens sein“, verriet Müller sein Leitmotiv.

Fraglich bleibt, inwiefern sich diese Regel auf Lösungen in der Public Cloud übertragen lässt. Zwar gilt diese Cloud-Variante, in der sich Nutzer Rechenkapazitäten und Softwareanwendungen im Rechenzentrum eines Dienstleisters teilen, in vielen Unternehmen inzwischen nicht mehr als „No-go-Area“. Zudem stellen Intranet-Projekte gute Testballons dar, um sich auf dieses Neuland vorzuwagen. Die eigenen Kernprozesse dorthin auszulagern, ist in Deutschland aber nach wie vor ein Ausnahmefall. Vor allem, wenn es sich um Cloud-Lösungen handelt, bei denen die datenschutzrechtlichen Standards nicht garantiert werden können.

Air Liquide - Papier setzt digitale Impulse 

Auch beim Gasehersteller Air Liquide Deutschland wurden keine Kernprozesse in das neue, cloud-basierte Intranet integriert. Die Plattform baut auf die G-Suite von Google und dient als digitale Basis nicht nur für die interne Kommunikation. „Wir bieten auch unseren Dienstleistern an, sich dort einzuklinken“, schilderte Fabian Radix eine wichtige Funktion. „Auf diese Weise gelingt es uns in Krisensituationen, innerhalb von zwei Minuten alle relevanten Personen in einem virtuellen Raum zusammenzubringen.“ Mehr Relevanz kann eine Plattform kaum bieten.

In der alltäglichen Nutzung durch die eigenen Mitarbeiter allerdings entpuppte sich das neue Intranet keineswegs als Selbstläufer. Es fehlte, so die Diagnose, an regelmäßigen Nutzungsimpulsen. Daran änderten auch spannende Geschichten über das eigene Unternehmen nichts, die die Kommunikationsabteilung täglich veröffentlichte. Erst der wöchentliche Versand eines Newsletters trieb die Klickzahlen nach oben. Und auch die Mitarbeiter-Zeitung trägt heute zur höheren Nutzung des Intranets bei, weil sie in der gedruckten Ausgabe für viele Mitarbeiter die Brücke zwischen analoger und digitaler Welt schlägt und wichtige Impulse setzt, sich auch digitale an der internen Kommunikation zu beteiligen.

Bei Air Liquide wurde damit eine klassische Regel der Kommunikationstheorie auf eindrucksvolle Weise bestätigt: Medien sterben nicht einfach aus. Manchmal muss man sie allerdings neu positionieren, um ihnen im großen Fächer der Kommunikationskanäle neue Wirksamkeit zu verleihen.


Veröffentlicht am 19.03.2019



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