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Teamarbeit 4.0 / DFB / Best Practice
„Digitalisierungsprojekte scheitern oft daran, dass sie die Menschen nicht mitnehmen“

Im Fußball gewinnt die Mannschaft.  Pünktlich zur Weltmeisterschaft 2018 in Russland ging der Deutsche Fußballbund (DFB) daher mit seinem neuen Intranet an den Start. Mit Frank Biendara, dem für IT & Digitales zuständigen Geschäftsführer bei der DFB GmbH, sprach SERVICE.REPORT.IT über die Herausforderungen und Erfolgsfaktoren dieses Digitalisierungs-Projektes.

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SERVICE.REPORT.IT: Herr Biendara, Sie haben von der Konzeption bis zur Inbetriebnahme des neuen Intranets nur vier Monate gebraucht. Warum diese Eile?

Biendara: Unser altes Intranet wurde als Informationsquelle unzureichend genutzt. Es war einfach veraltet und sehr statisch. Interaktion untereinander gab es wenig bis gar nicht. Klassisch gab es den Kantinenplan und das Telefonverzeichnis zu sehen, die wirklich wichtigen Informationen aber wurden per Telefon, per E-Mail oder in Meetings ausgetauscht.  Für die interne Teamarbeit war das wenig effizient.  Die WM in Russland bot daher einen äußerst günstigen Anlass für den Aufbruch in eine neue Ära.  Diese Chance wollten wir unbedingt nutzen, auch wenn die Zeit bis zum Eröffnungsspiel zum Zeitpunkt der Entscheidung knapp bemessen war.

SERVICE.REPORT.IT: Warum war die WM als Einführungstermin aus Ihrer Sicht so wichtig?

Biendara:  Weil eine WM für den DFB eine Phase der intensiven Kommunikation darstellt und weil ein solches Ereignis die seltene Chance bietet, die Einführung einer neuen Informations- und Kommunikationskultur zu einem Erlebnis zu machen. Digitalisierungsprojekte scheitern ja oft daran, dass sie die Menschen nicht mitnehmen. Wir wollten die generelle Begeisterung für die WM daher nutzen, um zu zeigen, was mit digitalen Technologien möglich ist und wie digitale Zusammenarbeit Spaß machen kann. 

SERVICE.REPORT.IT:  Andere Firmen bauen ein neues Intranet, um die internen Prozesse zu optimieren. Welche Rolle spielt dieser Aspekt beim DFB?

Biendara: Prozessoptimierung ist für uns natürlich sehr wichtig. Das neue Intranet stellt dort aber nur einen Baustein dar. Unsere Digitalisierungsstrategie setzt ganz klar auf zwei Ebenen an. Zum einen auf der Ebene der harten Faktoren und Themen: Hier geht es tatsächlich um effiziente Geschäftsprozesse, digitale Services und Geschäftsmodelle, also um den schnelleren Zugriff auf Informationen und die Entwicklung neuer, digitaler Services für Spieler, Vereine und unsere Mitarbeiter. Beispielsweise sind unsere Eventmanager früher mit viel Papier durch die Stadien gelaufen, um die Spiele des DFB-Pokals oder der Nationalmannschaft zu organisieren. Heute holen sie alle dafür notwendigen Informationen über das Intranet und die Tools, die das Office365-Paket bietet, auf ihren Tablet-PC.

SERVICE.REPORT.IT:  Was passiert auf der zweiten Ebene?

Biendara: Hier geht es um die weichen Faktoren der Digitalisierung, also die Art und Weise, wie sie die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation verändert, wie wir Dinge priorisieren oder wie wir Projekte steuern. Diesen kulturellen Wandel machen die Beteiligten am ehesten mit, wenn er Spaß macht und ein positives, individuelles Erlebnis verspricht.  Dafür steht auch der Name, den wir dem Intranet gegeben haben: My DFB.

SERVICE.REPORT.IT:  Was haben Sie getan, damit sich Ihre Kollegen My DFB zu eigen machen?

Biendara: Das neue Intranet kombiniert Information, Erlebnis und eine neue Art der Zusammenarbeit mit Office 365. Alle wichtigen Informationen - wie zum Beispiel Richtlinien - sind dort zusammengefasst. Wir haben aber auch eine Art „Firmen-Facebook“ integriert in dem man sich locker austauschen kann.  Das Ganze wird in einer Form präsentiert, die Spaß macht. Auch unsere zahlreichen Trainer und Scouts im Außendienst profitieren davon. Sie können sich über das Intranet nun selbständig zu Teams zusammenschließen, egal, wo sie gerade sind. Natürlich fehlen auch der Kantinenplan oder die Telefonliste nicht. Aber die große Akzeptanz von My DFB rührt daher, dass es in Verbindung mit Office 365 die tägliche Arbeit erleichtert.

SERVICE.REPORT.IT:  Gibt es weitere Erfolgsfaktoren?

Biendara: Einer war sicherlich die gut betreute Einführungsphase. Wir kündigten die Einführung sowohl auf Mitarbeiterversammlungen als auch auf Plakaten an. Für alle Kolleginnen und Kollegen, die Hilfe brauchten, gab es immer Ansprechpartner. Hausintern wurden Schulungen angeboten. Entscheidend war auch die Unterstützung von ganz oben. Unser Generalsekretär Friedrich Curtius kommuniziert inzwischen regelmäßig über einen Video-Blog, auch seine Mitarbeiteressen, die einmal pro Monat stattfinden, werden über das Intranet koordiniert. Vor allem aber hat die Organisation durch das Projekt verstanden, welche Vorteile eine agile Arbeitsweise bietet. In einigen Fachabteilungen war die Begeisterung am Ende so groß, dass sie sogar in großen Meetings Vorträge über agiles Projektmanagement hielten. Tatsächlich sind die Fachabteilungen die wichtigsten Ideengeber für neue Anwendungen, die wir in der IT für das Intranet entwickeln.

SERVICE.REPORT.IT:  Wie haben Sie My DFB als agiles Projekt aufgesetzt?

Biendara: Wir bildeten ein sechsköpfiges Kernteam mit Mitarbeitern aus den Abteilungen, die an der Umsetzung beteiligt waren, und ergänzten es bei Bedarf um weitere Mitarbeiter. Zudem führten wir eine Umfrage unter den DFB-Mitarbeitern durch, um herauszufinden, welche Wünsche es für das neue Intranet gibt. Ganz zu Anfang zogen wir außerdem einen Coach hinzu, der das Projektteam mit der agilen Arbeitsweise vertraut machte und die wöchentlichen Sprints begleitete.

SERVICE.REPORT.IT:  Entwickeln Sie My DFB agil weiter?

Biendara: Jein. Wir zünden ja kein neues Feuerwerk mehr, sondern entwickeln das Intranet jetzt kontinuierlich weiter. Dafür plant die IT-Abteilung bestimmte Zeitbudgets ein, trifft sich aber nicht mehr zu wöchentlichen Sprints mit den Beteiligten. Das Projekt My DFB war übersichtlich und kompakt und damit ein ideales Trainingsprojekt für die Organisation. Diese Erfahrung lebt nun in anderen Projekten weiter.

SERVICE.REPORT.IT:  Sie haben My DFB komplett auf die Microsoft-Lösungen Office 365 und Sharepoint aufgebaut. Warum?

Biendara: Für uns gab es viele Gründe, auf diesen Standard zu setzen. Man muss ja das Rad nicht neu erfinden. Microsoft hat hier bereits viele Werkzeuge entwickelt, die für uns einfach passten. Ideal ist das Zusammenspiel der einzelnen Komponenten. Ich öffne ein Dokument über das Intranet, welches im Sharepoint liegt, bearbeite es gemeinsam mit anderen weiter und tausche mich darüber in Chaträumen aus. Da passt alles zusammen. Außerdem hatten wir die OnPremise-Version von Office bereits im Einsatz, der Umstieg auf die Cloud-Version fiel unseren Mitarbeitern daher nicht mehr sehr schwer. Das sparte Schulungskosten, erhöhte die Akzeptanz und brachte ernsthafte Produktivitätsgewinne. Zudem gibt es für diesen Standard eine große Zahl an Dienstleistern. Das macht uns unabhängig von einzelnen Servicepartnern.

SERVICE.REPORT.IT:  Das Intranet in eine Cloud auszulagern, war für sie kein Problem?

Biendara: Nein, das Intranet beinhaltet ja keine kritischen Finanz- oder Personaldaten in der Cloud. Und aus kommunikativer Sicht bringt eine Cloud-Lösung für eine dezentral arbeitende Organisation wie den DFB viele Vorteile.

SERVICE.REPORT.IT:  Herr Biendara, wir danken für das Gespräch.

Das Interview führten wir im Nachgang des "Digital Workplace Tech Forums", einer Veranstaltung unseres Bildungspartners KongressMedia, die am 20. / 21. Februar 2019 in München stattfand.

Die nächsten "Digital Workplace Seminartage" finden vom 4. bis 6. Juni 2019 in Frankfurt und vom 25. bis 27. Juni 2019 in München statt.


Veröffentlicht am 23.04.2019



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