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Teamarbeit 4.0 / Fraunhofer IWES / Best Practice
„Kollaborative Lösungen sollten immer auch ein Abbild der Kernprozesse sein“

Der Erfolg eines Intranets bemisst sich vor allem an den Nutzerzahlen. Das Fraunhofer-Institut für Windenergiesysteme (IWES) wickelt daher seine geschäftskritischen Prozesse direkt über die zentrale Kommunikationsplattform ab. Über die Herausforderungen und Erfahrungen beim Aufbau der Lösung sprach SERVICE.REPORT.IT mit Intranet-Koordinator Maurice Müller.

Teamarbeit

SERVICE.REPORT.IT: Herr Müller, das Fraunhofer IWES hat sein Intranet 2011 eingeführt. Welche Zielsetzung verfolgte die Institutsleitung damit?

Müller: Die Zahl der E-Mails zu senken und eine Lösung zu etablieren, die den Anforderungen an unser Qualitätsmanagement gerecht wird. Es ging uns nicht nur um die Verbesserung der internen Kommunikation, sondern auch um den Aufbau eines Dokumentenmanagements, das den firmenspezifischen Notwendigkeiten des IWES gerecht wird. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten im neuen Intranet Antworten auf alle Fragen finden. Ein zusätzliches Dokumenten-Management-System haben wir daher nicht.

SERVICE.REPORT.IT: Warum war das so wichtig?

Müller:  Am IWES betreiben wir große Messstände, unter anderem für Rotorblätter, die wir im Auftrag unserer Kunden prüfen. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen daher unmittelbaren Zugriff auf alle Dokumente haben, in denen nachzulesen ist, wann Geräte zuletzt kalibriert oder Prüfverfahren zertifiziert wurden und wie diese Prüfungen durch die gesamte Prüfungskette hindurch auszusehen haben. Diese Nachweise erwarten unsere Kunden von uns. Daher haben wir 2011 die wegweisende Entscheidung getroffen, unser Qualitätsmanagement nicht nur über das Intranet zu organisieren, sondern das Intranet selbst gemäß der Qualitätsmanagement-Norm ISO 9001 auszugestalten.

SERVICE.REPORT.IT:  Aus welchen Komponenten setzt sich das Intranet zusammen?

Müller: Die Basis bildet ein Wiki-System, in dem alle Mitarbeiter Dokumente erstellen, bearbeiten und frei geben. Dokumente werden nicht in Word erstellt, sondern direkt in einem der vier Templates für Formulare, Listen, Arbeitsanweisungen und Prozessbeschreibungen.  Durch Verlinkung und Angabe von Schlagworten werden alle Dokumente unmittelbar miteinander vernetzt. Ergänzt wird das Wiki-System durch ein Aufgabenmanagement-System, mit dem sich Teamprozesse abbilden lassen. Beispielsweise kann man die Freigabe eines Dokuments nach dem Vier- oder nach dem Sechs-Augen-Prinzip organisieren und einen Statusbericht veröffentlichen. Natürlich finden sich auch in unserem Intranet soziale Elemente wie beispielsweise eine Mitarbeitergalerie, Telefonlisten und aktuelle Nachrichten.

SERVICE.REPORT.IT: Wie hat sich die Nutzung des Intranets entwickelt?

Müller: Zu einem Erfolg. Die Zentrale der Fraunhofer-Gesellschaft hat es als gut bewertet. Zudem loben auch die Auditoren unseres Qualitätsmanagements, wie wir die Dokumente lenken und die Dokumentation steuern?

SERVICE.REPORT.IT: Und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter?

Müller: Die nutzen es. In den letzten acht Jahren wurden mehr als tausend Dokumente für das Qualitätsmanagement darüber erstellt. In einigen Abteilungen aktualisieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Richtlinien inzwischen so eigenständig, dass wir uns anderen Dingen widmen können, etwa der Schulung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

SERVICE.REPORT. IT: Sie schulen neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Umgang mit dem Intranet?

Müller: Ja, wir zeigen ihnen zu Beginn, wie die Suche funktioniert oder wie man Wiki-Seiten erstellt. Uns ist es wichtig, dass alle ein gutes Gefühl für das Intranet bekommen und damit arbeiten – dumme Fragen gibt es hierbei nicht. Außerdem lernen wir selbst immer wieder dadurch, beispielsweise indem wir die Schlagworte einzelner Dokumente und damit die Trefferquote kontinuierlich verbessern. Das würden wir nicht erreichen, wenn wir nur ein Handbuch einfach per E-Mail an unsere Kolleginnen und Kollegen verschicken würden.

SERVICE.REPORT.IT: Spielt die Technik aus Ihrer Sicht keine Rolle?

Müller: Doch, aber eben nicht die zentralste. Das Wichtigste ist, dass die Verantwortlichen den Mehrwert, den ein neues Intranet bringen soll, klar beschreiben können, und dass es klare Vorgaben gibt, wie Beiträge zu verfassen und abzulegen sind. Kollaborative Lösungen sollten immer auch ein Abbild der Kernprozesse eines Unternehmens sein. Wenn die relevanten Informationen dort zu finden sind, dann hat man gute Chancen, dass auch das Intranet erfolgreich ist. Das hängt nur in zweiter Linie von den Werkzeugen ab, die man dafür einsetzt.

SERVICE.REPORT.IT: Die technologische Grundlage für das IWES-Intranet bilden Lösungen aus dem Hause Atlassian. Sind Lösungen wie Office 365 für Sie keine Alternative? Dafür wird momentan ja heftig geworben.

Müller: Als wir 2011 mit dem Aufbau unseres Intranets starteten, gab es Office 365 noch nicht. Damals wäre es noch undenkbar gewesen, wissenschaftliche Dokumente in der Cloud zu speichern. Doch die Zeiten ändern sich – und deshalb schauen auch wir uns die neuen Microsoft-Lösungen ernsthaft hinsichtlich potentieller Einsatzgebiete an. Das gesamte Intranet auszutauschen, macht aber zum jetzigen Zeitpunkt sicherlich keinen Sinn. Ganz abgesehen von den Lizenzkosten, die sich bei Atlassian bis heute als vergleichsweise günstig erwiesen haben. Hinzu kommt: Es kann durchaus von Vorteil sein, wenn man Dinge anders priorisiert als der Hersteller. In unserem Intranet steht nicht das Word-Dokument im Zentrum des Geschehens, sondern die Wiki-Seite, an die Word-Dokumente als vertiefende Information angehängt werden können. Diese Vorgehensweise wird unserem Bedarf bisher besser gerecht.

SERVICE.REPORT.IT:  Was sind die nächsten Schritte?

Müller: Heute bieten wir ein Intranet, das Informationen für alle bereitstellt. Künftig wollen wir für das Informationsmanagement aber auch spezifische Teamprozesse stärker berücksichtigen. Brauchen diese beispielsweise drei Stufen von der Planung bis zur Fertigstellung eines Dokuments oder zehn? Darüber wollen wir noch näher an die Nutzerinnen und Nutzer herankommen und die Akzeptanz unseres Intranets weiter erhöhen.

SERVICE.REPORT.IT: Herr Müller, wir danken für dieses Gespräch.

Das Interview führten wir im Nachgang des "Digital Workplace Tech Forums", einer Veranstaltung unseres Bildungspartners KongressMedia, die am 20. / 21. Februar 2019 in München stattfand.

Die nächsten "Digital Workplace Seminartage" finden vom 4. bis 6. Juni 2019 in Frankfurt und vom 25. bis 27. Juni 2019 in München statt.


Veröffentlicht am 03.05.2019



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