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Elektronische Rechnungen / DAW / Best Practice
„Wir müssen darauf achten, dass wir unsere Skonti nicht verlieren.“

Automatisierte Workflows im Rechnungseingang können die Buchhaltung stark entlasten. Wie aber werden die Skontofristen gewahrt, wenn Fehler auftreten? Der Farbenhersteller DAW SE eskaliert den Freigabeprozess dafür im Zweifel bis in die Chefetage. Mit Andreas Zeller, dem Teamleiter SAP Finanzprozesse, sprach SERVICE.REPORT.IT über die Einzelheiten dieses Digitalisierungs-Projektes.

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SERVICE.REPORT.IT: Herr Zeller, Sie haben Anfang 2017 damit begonnen, die Rechnungseingangsprüfung in Ihrem Unternehmen zu automatisieren. Welche Ziele wollten Sie konkret erreichen?

Zeller: Wir wollten ein System entwickeln, das nach der Beschaffungsfreigabe so autonom agiert, dass der Mensch nur noch in Fehlersituationen eingreifen muss. Damit wird vor allem die Buchhaltung entlastet.

SERVICE.REPORT.IT: Wie funktioniert dieses System?

Zeller: Zunächst prüft die Software, ob die eingehende Rechnung den Compliance-Regeln entspricht. Wenn ja, kann sie dunkel gebucht werden. Wenn auf der Rechnung im Vergleich zur Bestellung aber Abweichungen in der Menge oder im Preis auftreten, wird ein Workflow angestoßen, der die Rechnung an den zuständigen Sachbearbeitet weiterleitet. Der kann den Prozess im besten fall auf kurze Wege heilen.

SERVICE.REPORT.IT: Gibt es kein Vier-Augen-Prinzip für die Freigabe?

Zeller: Es gibt das Vier-Augen-Prinzip noch, dieser Prozess findet allerdings schon mit der Freigabe im vorgelagerten Bestellprozess statt. Wenn in der Rechnung alles passt, wird automatisch verbucht.

SERVICE.REPORT.IT: Wie gut funktioniert die automatische Rechnungsprüfung bei DAW heute?

Zeller: 48 Prozent aller eingehenden Rechnung werden vollautomatisch verbucht. Bei weiteren 31 Prozent wird der Workflow angestoßen. Das heißt, wir verbuchen insgesamt 79 Prozent aller Rechnungen, ohne dass die Buchhaltung involviert ist.

SERVICE.REPORT.IT: Wo liegt dann das Problem?

Zeller: Wenn der Vorgang vollautomatisch abläuft, gibt es kein Problem. Wenn aber der Workflow angestoßen wird, müssen wir darauf achten, dass wir unsere Skonti nicht verlieren. Die Buchhaltung, die darauf ein professionelles Auge hat, ist in der Regel ja nicht mehr involviert. Wir haben daher einen strengen Eskalationsprozess definiert, um allen Beteiligten die Relevanz des Themas deutlich vor Augen zu führen.

SERVICE.REPORT.IT: Wie sieht der Eskalationsprozess aus?

Zeller: Der zuständige Sachbearbeiter erhält vom System frühzeitig einen Hinweis, dass ein Skontoverlust droht, wenn ein Workflow zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht abgestimmt ist. Möglicherweise liegt das daran, dass sich der Vorgang noch in der Klärung mit dem Lieferanten befindet. Dann ist das Skonto nicht gefährdet. Möglicherweise hat der Sachbearbeiter aber auch übersehen, dass es eine Skontofrist gibt. Im Idealfall lässt sich das Problem dann schnell klären, auch hier wird das Skonto gesichert. Möglicherweise ist der Sachbearbeiter aber auch krank oder in Urlaub.

SERVICE.REPORT.IT: Was passiert, wenn der Sachbearbeiter nicht pünktlich reagiert?

Zeller: Dann erhält er zwei Tage Karenzzeit, anschließend wird der Vorgang an einen Vertreter weitergeleitet, der fest hinterlegt ist. Sollte auch der nach zwei bis drei Tagen nicht reagieren, wird der direkte Vorgesetzte darüber informiert, dass die Freigabe seit mehreren Tagen überfällig ist. Diese Eskalation setzen wir so lange hierarchisch nach oben fort, bis sie die Geschäftsführung erreicht. Wenn der Vorgang dann immer noch nicht bearbeitet wird, wird die Buchhaltung eingeschaltet. Sie muss sich den Vorgang dann genau ansehen und entscheiden, wie das weitere Vorgehen aussehen soll.

SERVICE.REPORT.IT: Wie geht die Geschäftsführung damit um? Kommt sie nun regelmäßig genervt in die Büros, um zu sehen, was da los ist?

Zeller: Nicht genervt, eher fragend. Was ist schief gelaufen? Was kann man tun, damit der Workflow künftig rechtzeitig geschlossen werden kann, um die Skontofristen zu wahren? Wir haben ja alle ein Interesse daran, dass sich die Abläufe verbessern. Wenn zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter nicht wusste, was zu tun ist, müssen wir ihn darüber informieren und dieses Defizit womöglich auch in unsere Trainingspläne einarbeiten.

SERVICE.REPORT.IT: Was sind die nächsten Schritte?

Zeller: Unser Ziel ist es, die Quote aller Rechnungseingänge, bei denen die Buchhaltung nicht eingebunden wird, auf 85 Prozent zu steigern. Dafür müssen wir vor allem die frühen Fehler im Beschaffungsprozess beseitigen, die dazu führen, dass der Einstieg in die vollautomatische Buchung nicht gelingt. Das hat viel mit der Stammdatenpflege zu tun. Die ganz großen Sprünge werden wir damit aber nicht mehr machen.

SERVICE.REPORT.IT: Herr Zeller, wir danken für das Gespräch.


Veröffentlicht am 04.07.2019



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