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Dokumentenmanagement (DMS) / Implementierung
„Heutzutage hat ja niemand mehr Zeit“

Der DMS-Anbieter Docuware will die Implementierung seiner Software durch vorkonfigurierte Lösungen auf drei Tage verkürzen. SERVICE.REPORT.IT sprach mit Geschäftsführer Max Ertl über die Details dieses ambitionierten Kundenversprechens.

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SERVICE.REPORT.IT: Herr Ertl, Sie wollen die Installation einer vorkonfigurierten Lösung in der Regel in maximal drei Tagen beim Kunden schaffen. Wie groß ist die Verbesserung, die Sie Ihren Kunden damit versprechen?

Ertl: Bei kundenindividuellen DMS-Projekten benötigen wir 10 bis 30 Tage, je nachdem was der Kunde will. Hinzu kommt der organisatorische Aufwand, den der Kunde intern hat. Der kann schnell bei einer Woche liegen. Und auch der Vertriebsprozess ist bei den vorkonfigurierten Lösungen deutlich schneller. Denn der Kunde sieht sofort, was er am Ende bekommt.

SERVICE.REPORT.IT: Profitieren Ihre Kunden von dieser Beschleunigung auch finanziell?

Ertl: Ja, denn statt für 30 Tage zahlen sie uns nur für drei Tage. Hinzu kommt, dass sie sich intern entlasten. Heutzutage hat ja niemand mehr Zeit. Stattdessen arbeitet jeder am Limit.

SERVICE.REPORT.IT: Was bezahlt ein Kunde für ein 3-Tages-Projekt an Docuware?

Ertl: Unser Listenpreis beträgt 1.350 Euro pro Tag. Ein Kunde muss also mit rund 4.000 Euro rechnen.

SERVICE.REPORT.IT: Das ist ein Festpreis?

Ertl: Ja.

SERVICE.REPORT.IT: Als erstes haben Sie den Eingangsrechnungsprozess in eine vorkonfigurierte Lösung gegossen. Warum?

Ertl: Wir kennen den Eingangsrechnungsprozess aus tausenden Projekten. Wir wissen daher, dass es drei, vier Szenarien gibt, die sich immer wiederholen. Diese Szenarien haben wir standardisiert in der Software abgebildet. Wenn ein Kunde damit leben kann, müssen wir nur noch einige Parameter einstellen, etwa welcher User welche Rechnungspreise bis zu welcher Grenze freigeben darf oder wie seine Kostenstellen aussehen.

SERVICE.REPORT.IT: Wird es neben der Eingangsrechnung weitere vorkonfigurierte Anwendungen geben?

Ertl: Aktuell bieten wir die Eingangsrechnungslösung für Deutschland und die USA an. Zudem haben wir für beide Regionen jeweils eine Lösung für den Personalbereich entwickelt, mit der wir beispielsweise das OnBoarding und Bewerbungsprozesse abdecken. Hinzu kommt in Deutschland ein Pilotprojekt für Gemeinden. Da geht es ebenfalls um die Eingangsrechnung, aber auch um die Auszahlungsanweisung.

SERVICE.REPORT.IT: Bieten Sie die Standardlösungen als OnPremise- und als Cloud-Lösungen an?

Ertl: Im Moment nur als Cloud-Lösungen. Denn auch das beschleunigt die Implementierung, da wir weder darauf warten müssen, dass die Rechner geliefert werden, noch müssen wir überprüfen, welche Windows Version vorhanden ist.

SERVICE.REPORT.IT: Sind die Cloud-Lösungen kompatibel mit den existierenden OnPremise-Lösungen?

Ertl: Ja. Denn in beiden Fällen handelt es sich um die gleiche Software. Die Kunden können daher unsere OnPremise- und Cloud-Lösungen beliebig mischen.

SERVICE.REPORT.IT: Sie haben die vorkonfigurierten Lösungen Mitte letzten Jahres angekündigt. Wie hoch ist der Anteil der Kunden, die sich für eine vorkonfigurierte Lösung entscheiden?

Ertl: Bisher haben wir mehr als 300 Kunden gewinnen können. Im gleichen Zeitraum waren es circa 1.100 neue Cloud-Kunden – knapp 30 Prozent haben sich somit für die vorkonfigurierte Lösung entschieden.

SERVICE.REPORT.IT: Welche Zielkunden adressieren Sie damit? Gibt es Branchenabhängigkeiten?

Ertl: Für die Gemeinden gibt es eine klare Branchenabhängigkeit. Für den Eingangsrechnungsworkflow eigentlich nicht. Da hängt es oft an der Firmenphilosophie, ob eine vorkonfigurierte Lösung in Frage kommt oder nicht. Insgesamt sehen wir die Tendenz, dass immer mehr Unternehmen einen Standard wollen, um das Risiko zu verringern, dass bei einem Update oder einem Versionswechsel die Lösung nicht mehr funktioniert.

SERVICE.REPORT.IT: Behaupten Sie mit diesem Angebot ein Alleinstellungsmerkmal in Deutschland?

Ertl: Es gibt nicht viele Wettbewerber, die heute eine Public Cloud im DMS-Bereich anbieten – und  wahrscheinlich keinen, der von sich behauptet, dass er einen Eingangsrechnungsprozess in drei Tagen produktiv zum Laufen bringt.

SERVICE.REPORT.IT: Herr Ertl, wir danken für das Gespräch.


Veröffentlicht am 28.08.2019



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