Das papierlose Büro bleibt eine Utopie. Je digitaler aber die Geschäftsprozesse mit Hilfe von Dokumentenmanagement-Systemen vom Rechnungseingang bis ins Archiv erfolgen, desto schneller finden sich wichtige Dokumente wieder – u.a. Angebote, Bestellungen, Verträge oder Laborbefunde. Zudem lassen sich durch automatisierte Workflows Akten archivieren, Freigaben beschleunigen, Termine überwachen und Skonti sichern. Ab April 2020 sind viele deutsche Behörden zur Annahme von elektronischen Rechnungen in Formaten wie X-Rechnung oder ZUGFeRD verpflichtet.
Unsere Transparenzreports "DMS & Dienstleistung in Deutschland" und "Elektronische Rechnungsstellung - Die Pläne der Bundesländer" finden Sie hier. Begrifflich ist DMS gleich zu setzen mit Enterprise Content Management (ECM) oder Enterprise Information Management (EIM). Zu den DMS-Services zählen u.a. Beratung, Implementierung, Wartung, Schulungen sowie Software zur Miete als Cloud-Service, auch als Software as a Service (SaaS) bezeichnet.
Recherchieren Sie hier den Dienstleister, der am besten zu Ihrem DMS-Projekt passt. Schnell. Anonym. Kostenfrei. Im Rahmen unserer AAA-Transparenz-Strategie bieten wir exklusive Informationsquellen und Recherchewerkzeuge, die Ihnen helfen, sich mit wenigen Klicks einen Überblick über das Angebot an kompetenten DMS-Anbietern zu verschaffen.
Kyocera Document Solutions / Optimal Systems / DMS-Anbieter Zu viel des Guten
Kyocera übernimmt mit Optimal Systems einen weiteren DMS-Anbieter aus Deutschland. Die Japaner kaufen damit Marktanteile im Krankenhausbereich und bei Behörden, allerdings auch einen pflegeintensiven Marken- und Technikzoo zu. weiterlesenEasy Software AG / Management / DMS-Anbieter Die Frau für die Plattform
Stefanie Kemp tritt zum 1. März 2020 die neu geschaffene Position als Executive Vice President & Head of Development bei der Easy Software AG an. In dieser Position führt sie die Entwickler- Teams für die bislang getrennten Linien SAP, ECM und ApiOmat. weiterlesenBüroring / Digital-Dienstleister Kein Personal, kein Profit, keine Perspektive (update)
Der Büroring muss einen weiteren Manager ersetzen. Holger Rosa, zuletzt Projektleiter für Marketinggruppen in den Bereichen Büroeinrichtung, Bürotechnik und IT, wechselt zum Konkurrenten Soennecken. weiterlesenEinige Auszüge:
(...) Am 1. August 2013 trat in Deutschland das „E-Government-Gesetz“ als Artikel 1 des „Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften“ in Kraft. (...) Am 26. Mai 2014 trat die Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen in Kraft. Ab dem 27. November 2020 wird die E-Rechnung für Lieferanten öffentlicher Stellen sogar fast ausnahmslos zur Pflicht. (...)
Eine einheitliche Definition für den Begriff „Digitale Akte“ oder „Digitale Rechnung“ gibt es nicht. Einbürgert haben sich auch die Begriffe „Elektronische Akte“ und „Elektronische Rechnung“. Im Bereich der öffentlichen Verwaltung ist von der „E-Akte“ und der „E-Rechnung“ die Rede. Als Sammelbegriff wird von Branchenvertretern gerne auch der Begriff „Digital Office“ ins Feld geführt. (...)
(...) Alle relevanten Dokumente zu einem Vorgang sind jederzeit auch mobil und ohne Insiderwissen mit wenigen Kicks abrufbar. Dokumente liegen stets in der aktuellsten Version vor. Es lässt sich nachvollziehen, wer, wie, wann welche Veränderungen daran vorgenommen hat. (...)
(...) Damit Rechnungen, die elektronisch verschickt werden, nahtlos in den Software-Programmen des Empfängers weiterverarbeitet werden können, muss das Format der Rechnung zu den Möglichkeiten der Programme passen. Dabei wird unterschieden zwischen strukturierten Daten (z.B. EDI, XML, XRechnung), unstrukturierten Daten (z.B. Rechnungen im PDF-/TIF-JPEG-/Word-Format oder E-Mail-Text) und hybriden Daten (z.B. ZUGFeRD). Anwender müssen klären, welche Daten-Formate sie für ihre eigene EDV und welche Datenformate ihre Kunden benötigen (...)
(...) Elektronische Archivsysteme müssen den Anforderungen des HGB (§§ 239, 257), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO), den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und weiteren steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben entsprechen. (...) Elektronische Archivsysteme, die diesen Anforderungen entsprechen werden als „revisionssicher“ bezeichnet. „Digitale Akten" und "Elektronische Rechnungen" bringen ein Unternehmen oft direkt in die Cloud. Daten werden dann nicht mehr allein auf den Firmenservern, sondern auch in externen Rechenzentren gespeichert, die sich u.U. außerhalb Deutschlands oder Europas befinden. Damit gilt es für das Unternehmen, datenschutzrechtliche Fragen zu klären. (...) Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten wie Namen, Adressen, Telefonnummern u.a. von Mitarbeitern, Kunden oder Lieferanten muss der Datenschutz gewährleistet sein. Die Details dazu regelt EU-weit die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die in Deutschland im Mai 2018 in Kraft trat. (...)
(...) Zu einer erfolgreichen Einführung einer digitalen Akte oder einer elektronischen Rechung gehört daher immer, den Prozess ebenso zu überprüfen wie den Schulungsbedarf und die Anreizsysteme für betroffene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. (...) Die Erfahrung zeigt: Es gilt, alle Paralluniversen konsequent abzuschlaten und ab einem Stichwtag ausschließlich die digitale Welt zu leben.
(...) Mit dem Förderprogramm „go digital“ unterstützt das Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse durch den Einsatz digitaler Lösungen. Eines der drei Fördermodule ist „Digitalisierte Geschäftsprozesse“. (...) Liste der autorisierten Beratungsfirmen (...)
(...) Welche Referenzkunden gibt es? Welche Referenzberichte gibt es? Welche Art von Lösung empfiehlt er für meinen Bedarf? Cloud oder klassisch? Wo liegen die Vor- und Nachteile? Welche technische Lösung favorisiert er? Und warum? Wie viele Mitarbeiter des Dienstleisters haben Erfahrung mit der Implementierung dieser Lösung? (...)
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