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Foto: Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement (DMS):
Papierverbrauch senken, mit wenigen Klicks alle Belege wiederfinden


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Das papierlose Büro bleibt eine Utopie. Je digitaler aber die Geschäftsprozesse mit Hilfe von Dokumentenmanagement-Systemen vom Rechnungseingang bis ins Archiv erfolgen, desto schneller finden sich wichtige Dokumente wieder – u.a. Angebote, Bestellungen, Verträge oder Laborbefunde. Zudem lassen sich durch automatisierte Workflows Akten archivieren, Freigaben beschleunigen, Termine überwachen und Skonti sichern. Ab April 2020 sind viele deutsche Behörden zur Annahme von elektronischen Rechnungen in Formaten wie X-Rechnung oder ZUGFeRD verpflichtet.

Unsere Transparenzreports "DMS & Dienstleistung in Deutschland" und "Elektronische Rechnungsstellung - Die Pläne der Bundesländer" finden Sie hier. Begrifflich ist DMS gleich zu setzen mit Enterprise Content Management (ECM) oder Enterprise Information Management (EIM). Zu den DMS-Services zählen u.a. Beratung, Implementierung, Wartung, Schulungen sowie Software zur Miete als Cloud-Service, auch als Software as a Service (SaaS) bezeichnet.

Recherchieren Sie hier den Dienstleister, der am besten zu Ihrem DMS-Projekt passt. Schnell. Anonym. Kostenfrei. Im Rahmen unserer AAA-Transparenz-Strategie bieten wir exklusive Informationsquellen und Recherchewerkzeuge, die Ihnen helfen, sich mit wenigen Klicks einen Überblick über das Angebot an kompetenten DMS-Anbietern zu verschaffen.


Quick-Win: Finden Sie lokale Service-Partner mit einem Klick


  • Klicken Sie auf die PLZ-Region, für die Sie einen DMS-Service suchen. Bundesweit haben wir aktuell 702 Dienstleister für dieses Thema gelistet.

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DIGI.REPORT: Profitieren Sie von aktuellen Hintergrund-Berichten


  • Lesen Sie die neuesten DIGI.REPORT-Beiträge zum Thema "Dokumenten-Management und Dienstleister".

Konica Minolta / Management / DMS-Anbieter Das Ende der Eigenständigkeit

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Konica Minolta / Management / DMS-Anbieter Der Absturz des Sonnenkönigs

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Dokumentenmanagement / DMS-Anbieter Digitale Drehscheibe für elektronische Rechnungen

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Ratgeber & Checklisten: Bereiten Sie sich optimal auf Ihr Projekt vor.


  • In unserem Ratgeber finden Sie wichtige Hintergrundinformationen zu den technischen, rechtlichen und unternehmerischen Aspekten des Themas "Dokumentenmanagement".
  • In der Checkliste haben wir alle Fragen zusammengestellt, die Ihnen der Dienstleister Ihrer Wahl vor Projektbeginn verständlich und schlüssig beantworten sollte.
  • Ratgeber & Checklisten werden redaktionell kontinuierlich aktualisiert. Der Zugriff erfolgt über Ihr Benutzerkonto, das wir mit der Registrierung kostenfrei für Sie eröffnen.

Einige Auszüge:

Warum wird das Thema „Digitale Akten und elektronische Rechnungen“ für Unternehmen wichtiger?

(...) Am 1. August 2013 trat in Deutschland das „E-Government-Gesetz“ als Artikel 1 des „Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften“ in Kraft. (...) Am 26. Mai 2014 trat die Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen in Kraft. Ab dem 27. November 2020 wird die E-Rechnung für Lieferanten öffentlicher Stellen sogar fast ausnahmslos zur Pflicht. (...)


Eine einheitliche Definition für den Begriff „Digitale Akte“ oder „Digitale Rechnung“ gibt es nicht. Einbürgert haben sich auch die Begriffe „Elektronische Akte“ und „Elektronische Rechnung“. Im Bereich der öffentlichen Verwaltung ist von der „E-Akte“ und der „E-Rechnung“ die Rede. Als Sammelbegriff wird von Branchenvertretern gerne auch der Begriff „Digital Office“ ins Feld geführt. (...)


Welche Vorteile verspricht die digitale Verwaltung von Dokumenten?

(...) Alle relevanten Dokumente zu einem Vorgang sind jederzeit auch mobil und ohne Insiderwissen mit wenigen Kicks abrufbar. Dokumente liegen stets in der aktuellsten Version vor. Es lässt sich nachvollziehen, wer, wie, wann welche Veränderungen daran vorgenommen hat. (...)


Welche technischen Aspekte spielen beim Thema „Digitale Akten und elektronische Rechnungen“ eine Rolle?

(...) Damit Rechnungen, die elektronisch verschickt werden, nahtlos in den Software-Programmen des Empfängers weiterverarbeitet werden können, muss das Format der Rechnung zu den Möglichkeiten der Programme passen. Dabei wird unterschieden zwischen strukturierten Daten (z.B. EDI, XML, XRechnung), unstrukturierten Daten (z.B. Rechnungen im PDF-/TIF-JPEG-/Word-Format oder E-Mail-Text) und hybriden Daten (z.B. ZUGFeRD). Anwender müssen klären, welche Daten-Formate sie für ihre eigene EDV und welche Datenformate ihre Kunden benötigen (...)


Welche rechtlichen Aspekte gilt es beim Thema „Digitale Akten und elektronische Rechnungen“ zu beachten?

(...) Elektronische Archivsysteme müssen den Anforderungen des HGB (§§ 239, 257), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO), den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und weiteren steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben entsprechen. (...) Elektronische Archivsysteme, die diesen Anforderungen entsprechen werden als „revisionssicher“ bezeichnet. „Digitale Akten" und "Elektronische Rechnungen" bringen ein Unternehmen oft direkt in die Cloud. Daten werden dann nicht mehr allein auf den Firmenservern, sondern auch in externen Rechenzentren gespeichert, die sich u.U. außerhalb Deutschlands oder Europas befinden. Damit gilt es für das Unternehmen, datenschutzrechtliche Fragen zu klären. (...) Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten wie Namen, Adressen, Telefonnummern u.a. von Mitarbeitern, Kunden oder Lieferanten muss der Datenschutz gewährleistet sein. Die Details dazu regelt EU-weit die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die in Deutschland im Mai 2018 in Kraft trat. (...)


Was sollte das Management bei einem Projekt zum Thema „Digitale Akten und elektronische Rechnungen“ sonst noch berücksichtigen?

(...) Zu einer erfolgreichen Einführung einer digitalen Akte oder einer elektronischen Rechung gehört daher immer, den Prozess ebenso zu überprüfen wie den Schulungsbedarf und die Anreizsysteme für betroffene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. (...) Die Erfahrung zeigt: Es gilt, alle Paralluniversen konsequent abzuschlaten und ab einem Stichwtag ausschließlich die digitale Welt zu leben.


Welche Fördermöglichkeiten gibt es für Projekte mit den Schwerpunkten "Digitale Akten und elektronische Rechnungen"?

(...) Mit dem Förderprogramm „go digital“ unterstützt das Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse durch den Einsatz digitaler Lösungen. Eines der drei Fördermodule ist „Digitalisierte Geschäftsprozesse“. (...) Liste der autorisierten Beratungsfirmen (...)


Welche Fragen sollte Ihnen der Dienstleister Ihrer Wahl schlüssig und verständlich beantworten können?

(...) Welche Referenzkunden gibt es? Welche Referenzberichte gibt es? Welche Art von Lösung empfiehlt er für meinen Bedarf? Cloud oder klassisch? Wo liegen die Vor- und Nachteile? Welche technische Lösung favorisiert er? Und warum? Wie viele Mitarbeiter des Dienstleisters haben Erfahrung mit der Implementierung dieser Lösung? (...)



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