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Fokusthema: Dokumente scannen und Akten digitalisieren lassen

Foto: Dokumente scannen und Akten digitalisieren lassen

Scan-Services vom Posteingang bis ins Archiv

Sie wollen die Aktenstapel in Ihrem Büro auf ein Minimum schrumpfen?
Sie brauchen kein papierloses Büro, aber erheblich schnellere Geschäftsprozesse?

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  • Das Fokus-Thema "Dokumente scannen und Akten digitalisieren lassen" umfasst u.a. diese Spezial-Themen: Paperscan, Dokumente digitalisieren, Scan-Dienstleister, Scan-Service, Dokumenten-Scanner, 3D-Scan, Mikrofilm scannen, Mikrofiche digitalisieren, EDI, EDIFACT, elektronisches Archiv, Capture, OCR.




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  • In unserem Ratgeber finden Sie wichtige Hintergrundinformationen zu den technischen, rechtlichen und unternehmerischen Aspekten des Themas "Dokumente scannen und Akten digitalisieren lassen".
  • In der Checkliste haben wir alle Fragen zusammengestellt, die Ihnen der Dienstleister Ihrer Wahl vor Projektbeginn verständlich und schlüssig beantworten sollte.
  • Ratgeber & Checklisten werden redaktionell kontinuierlich aktualisiert. Der Zugriff erfolgt über Ihr Benutzerkonto, das wir mit der Registrierung kostenfrei für Sie eröffnen.

Einige Auszüge:

Warum wird das Thema "Dokumente scannen" für Unternehmen wichtiger?

(...) Zeitgemäße Kundenansprache, schnellere Geschäftsprozesse, Entlastung der Mitarbeiter, Konzentration auf das Kerngeschäft: Es gibt vielfältige Gründe, die für eine Automatisierung von Routine-Tätigkeiten sprechen. Die Digitalisierung von Papier-Dokumenten ist die notwendige Voraussetzung dafür. (...)


Auf welche Scan-Anwendungen konzentriert sich dieser Ratgeber?

(...) In diesem Ratgeber konzentrieren wir uns auf zweidimensionale Objekte aus Papier. Dazu zählen u.a. Briefe, Belege, Quittungen, Lieferscheine, Angebote, Rechnungen, Akten, Zeichnungen oder Visitenkarten. (...)


Welche Vorteile verspricht die Digitalisierung von Dokumenten?

(...) Für die Verarbeitung von Inhalten bringt die digitale Codierung zahlreiche Vorteile mit sich. Die Inhalte können u.a. maschinell verarbeitet, verteilt und vervielfältigt werden, automatisiert wort- oder bildweise durchsucht werden und in Bruchteilen von Sekunden um die Welt geschickt werden. (...)


Welche technischen Aspekte gilt es bei der Auswahl eines „Dokumenten-Scanners“ zu beachten?

(...) Dokumenten-Scanner gibt es in mehreren Preis- und Leistungsklassen. Sie unterscheiden sich u.a. in der Arbeitsgeschwindigkeit, Robustheit, Auflösung, Zahl der Graustufen bzw. Farbigkeit, Zuverlässigkeit und im Bedienkomfort. Die Palette beginnt bei mobilen „Personal Scanner“, die bis 15 Scans pro Minute schaffen, und reicht bis zu den hochvolumigen Produktions-Scannern mit mehr als 100 Scans pro Minute. (...)


Welche rechtlichen Aspekte gilt es beim Thema „Dokumente scannen“ zu beachten?

(...) Am 1. Januar 2017 traten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ uneingeschränkt in Kraft. (...) Unter Punkt 9.2 „Elektronische Aufbewahrung“ wird der qualitative Anspruch an das gewählte Scanverfahren definiert: (...) Unter Punkt 9.3 „Elektronische Erfassung von Papierdokumenten“ fordert das BMF eine vollständige Verfahrensdokumentation des Scan-Vorgangs. (...) Um Behörden und Unternehmen die Entscheidung zu erleichtern, ob Scans so beweiskräftig sind, dass die Original-Dokumente nach dem Scannen vernichtet werden können, hat das Bundesamt für die Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) die technische Richtline 03138 "Ersetzendes Scannen (RESISCAN)" herausgegeben. (...)


Was sollte das Management bei einem solchen Projekt sonst noch beachten?

(...) Egal, ob Dokumente im Unternehmen oder außer Haus gescannt werden – alle anderen Geschäftsprozesse werden ebenfalls digitalisiert. Damit verändern sich eingespielte Prozesse und die Notwendigkeit, den Schulungsbedarf und die Anreizsysteme für betroffene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu überdenken. (...)


Welche Fragen sollten Sie vor der Kontaktaufnahme zu einem „Scan-Dienstleister“ klären?

(...) Wollen Sie eine einmalige Digitalisierung von Akten („Bestandaktenübernahme“) beauftragen oder eine regelmäßige Verarbeitung von Papierdokumenten? Welche Dokumente soll der Dienstleister im Original archivieren? Welche Dokumente soll der Dienstleister nach dem Scannen an Sie zurückgeben? (...)


Welche Fragen sollte Ihnen der Scan-Dienstleister Ihrer Wahl schlüssig und verständlich beantworten können?

(...) Wie müssen die Original-Dokumente vor der Abholung sortiert, entheftet und aufbereitet werden? Wie sieht die Logistik bei der Abholung der Dokumente aus? Wie werden die Original-Dokumente zwischengelagert? (...)




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