Die Digitalisierungs-Themen und deren Nutzen aus Kundensicht

3D-Druck: Modelle, Prototypen und Ersatzteile digital fertigen
Ob aus Kunststoff oder Metall: 3D-Drucktechnologien werden immer ausgereifter. Selbst in Losgröße eins lassen sich Modelle, Prototypen oder Ersatzteile heute rentabel produzieren, unabhängig davon, ob Unternehmen die Objekte selber digital drucken oder drucken lassen.

Audio- und Videotechnik: Freihändig arbeiten
Audio- und Videotechniken erlauben das freihändige Arbeiten am PC oder in der Werkstatt. Wer einen Kopfhörer trägt, kann telefonieren, ohne das Geräte zu halten. Mikrofone erlauben, Softwareanwendungen per Sprache zu steuern. Videobrillen wiederum beschleunigen Instandhaltungs- oder Reparaturarbeiten, indem sie wichtige Informationen schnell und bequem direkt in das Gesichtsfeld des Anwenders einblenden.

Datenschutz: Persönlichkeitsrechte und gesetzliche Vorschriften achten
Name, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum: Mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vom Mai 2018 haben sich die Anforderungen an den Schutz persönlicher Daten erheblich verschärft. Bei Verstoß haben die Strafen erheblich angezogen. Ab zehn Mitarbeitern müssen Unternehmen zudem einen Datenschutzbeauftragten benennen – allerdings nicht zwangsläufig in Festanstellung.

Digitaler Arbeitsplatz: Teamarbeit beschleunigen, effizient kommunizieren
Telefon, PC und Faxgerät: Die wichtigsten Kommunikationswerkzeuge sprechen in vielen Firmen noch unterschiedliche Sprachen, die Systeme sind nicht vernetzt. Der Team-Kom-munikation fehlt es daher oft im entscheidenden Moment am Zugriff auf wichtige Daten. Das gilt vor allem für mobile Arbeitsplätze, die außerhalb der Firmen-Firewall liegen. Der digitale Arbeitsplatz führt alle Technologien auf einer gemeinsamen Plattform zusammen, um Kommunikation effizienter zu machen - egal wo sich die Beteiligten gerade befinden.

Dokumentenmanagement: Papierverbrauch senken, mit wenigen Klicks alle Belege wiederfinden
Das papierlose Büro bleibt eine Utopie. Je digitaler aber die Geschäftsprozesse vom Rechnungseingang bis ins Archiv erfolgen, desto schneller finden sich wichtige Dokumente wieder – u.a. Angebote, Bestellungen, Verträge oder Laborbefunde. Zudem lassen sich durch automatisierte Workfl ows Akten archivieren, Freigaben beschleunigen, Termine überwachen und Skonti sichern. Ab April 2020 sind viele deutsche Behörden zur Annahme von elektronischen Rechnungen verpflichtet.

IT-Sicherheit: Daten vor Verlust und Diebstahl schützen
Absolute Sicherheit gibt es nicht, das gilt auch für die digitale Welt. Fakt aber ist: Der größte Risikofaktor für den Schutz von Daten ist der Mensch. Unachtsamkeit, Fahrlässigkeit oder kriminelle Energie führen dazu, dass Informationen preisgegeben oder gestohlen werden. Zudem brauchen Unternehmen eine technische Grundsicherung, um sich vor Hackern und Erpressern aus dem Cyberspace zu schützen. Wer in diesen Feldern aktiv Sicherheitslücken schließt, hat bereits viel gewonnen.

Klimafreundliche Bürotechnik: Energiesparende und ressourcenschonende PCs und Drucker nutzen
Die digitale Bürotechnik kann ein Startpunkt für den aktiven Klimaschutz sein. Je weniger Strom PCs, Monitore oder Server verbrauchen, desto mehr prof tiert die Umwelt davon. Das gleiche gilt für Endgeräte, die sich vollständig recyceln lassen. Tintenstrahldrucker und -Multifunktionsgeräte (MFP) bieten zudem den Vorteil des emissionsfreien Druckens: Sie stoßen keine Feinstaubpartikel aus, die die Büroluft und damit die Gesundheit der Mitarbeiter belasten. Hinzu kommt: Wer klimafreundliche Bürotechnik einsetzt, kann damit werben. Viele Kunden werden solche Maßnahmen schätzen.

Kundenbeziehungsmanagement: Bestandskunden binden
Bestandskunden sind das wichtigste Kapital eines Unternehmens – und der kürzeste Weg zu neuem Umsatz. Softwareprogramme helfen dabei, diese Kundenbeziehungen gezielt und regelmäßig zu pfl egen. Neudeutsch ist in dem Zusammenhang oft von „Customer Relationship Management“, kurz CRM die Rede.

Online-Marketing: Neukunden im Internet gewinnen
An der Akquise von Neukunden kommt langfristig kein Unternehmen vorbei. Um potenzielle Neukunden auf das eigene Unternehmen aufmerksam zu machen, bieten sich in der digitalen Welt vor allem Homepages und Soziale Netzwerke an. Ein erfolgreiches Online-Marketing kombiniert dafür zwei Komponenten: Suchmaschinen-optimierte Webseiten und „klickwürdige“ Inhalte wie Blogbeiträge, Kundenreferenzen oder Video-Clips, die die Stärken eines Unternehmens auf den Punkt bringen und das Interesse der Zielkunden wecken. Auch Online-Services wie Preisrechner oder Terminkalender sind hilfreiche Werkzeuge, um die Aufmerksamkeit im Internet auf ein Unternehmen zu lenken.

Präsentationstechnik: Zeigen, was man hat und was man kann
Bildschirme so groß wie Bettlaken, die sogar kleinste Hautporen deutlich erkennen lassen. Auf modernen Monitoren lassen sich Angebote facettenreich und ausdrucksstark präsentieren. Für die Eigenwerbung in Praxen und Büros eröffnen sich damit völlig neue Möglichkeiten. Auch Teamsitzungen prof tieren von innovativen Displaytechniken, etwa in Form von Whiteboards, auf denen sich Ergebnisse manuell dokumentieren und digital speichern und verteilen lassen.

Scanservice: Posteingang und Archive digitalisieren
Scanner schlagen die Brücke von der analogen in die digitale Welt. Wer nicht selber scannen will, kann externe Unterstützung ordern. Professionelle Scan-Dienstleister kümmern sich nicht nur um die Digitalisierung des Posteingangs, von Aktenordnern und Archiven, sondern auch um das rechts- und revisionssichere Handling der analogen Vorlagen.

Standardsoftware: Neue Technologien und Lizenzformen nutzen
Standard-Softwareprogramme steuern die Abläufe quer durch Branchen und Unternehmen: von der Entwicklung über die Produktion bis hin zur Warenwirtschaft, Finanz- und Personalverwaltung. Die Software wird nicht nur regelmäßig an rechtliche Änderungen angepasst, sondern funktional und lizenztechnisch. Beispielweise stellen viele Hersteller ihre Software inzwischen auch als Cloud-Lösung bereit, die sie nicht mehr verkaufen, sondern vermieten. Für Anwender kann das große Vorteile bieten.

Zugangskontrolle und Zeiterfassung: Wissen, wer sich wann wo befindet
Per Web oder elektronischer Stechuhr: Laut einem Urteil des Europäischen Gerichtshofes müssen Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konsequent erfassen. Die Kombination mit einer elektronischen Zugangskontrolle für Büro- und Praxisräume kann sinnvoll sein, wenn sich einzelne Komponenten wie Chipkarten und Softwareprogramme für beide Anwendungen nutzen lassen.

Die Digitalisierungs-Dienstleistungen und deren Nutzen aus Kundensicht

Auftragsfertigung bietet sich an, wenn Unternehmen für inhaltlich und zeitlich klar umrissene Projekte eigene Fachkräfte oder Maschinen fehlen, z.B. in den Themenfeldern Scannen und 3D-Druck.

Beratung bietet sich an, wenn für die strategische und technische Einbettung von neuen Digital-Techniken in die bestehenden Geschäftsprozesse das fachliche Knowhow im eigenen Unternehmen fehlt.

Betriebsbegleitende (Fernwartungs-) Services bieten sich an, wenn Unternehmen Hilfe rund um gekaufte IT-Hardware und Software benötigen, z.B. für die Implementierung, die Reparatur, die Wartung oder die Entsorgung der Produkte.

Finanzierung bietet sich an, wenn Unternehmen IT-Hardware und Software-Lizenzen nicht kaufen, sondern leasen wollen, um eine Kreditaufnahme zu vermeiden oder bilanztechnische Vorteile zu ziehen.

Infrastruktur als Cloud-Service bietet sich an, wenn Unternehmen ihre IT-Infrastruktur nicht mehr selbst besitzen und betreiben, sondern Rechen- und Speicherkapazitäten bei einem Cloud-Dienstleister für eine monatliche Gebühr mieten und über das Internet beziehen wollen.

Kundenspezifische Softwareentwicklung bietet sich an, wenn Unternehmen individuelle Anpassungen von Standardlösungen oder deren individuelle Integration in die bestehende Systemlandschaft benötigen.

Managed Services bieten sich an, wenn Unternehmen ganze IT-Prozesse, etwa die Beschaff ung und Wartung von IT-Hardware und Softwareprogrammen, an einen externen Dienstleister vergeben wollen. Für den Störfall werden für die vermieteten Betriebsmittel maximale Instandsetzungsarbeiten („Service Levels“) vereinbart. Anders als bei den Cloud-Services verbleiben die Betriebsmittel beim Kunden.

Projektmanagement bietet sich an, wenn Unternehmen einen unabhängigen Experten zwischen sich und einen Auftragnehmer schalten wollen, um den Erfolg von Projekten abzusichern. Gilt z.B. für kundenspezifsche Softwareentwicklungen.

Outsourcing bietet sich an, wenn Unternehmen ganze Geschäftsprozesse (z.B. den Posteingang) samt Maschinen und Personal dauerhaft an externe Dienstleister auslagern wollen.

Schulungen bieten sich an, wenn sich die Bedienung von Software-Anwendungen nicht von selbst erklärt.

Software als Cloud-Service bietet sich an, wenn Unternehmen Softwareanwen-dungen nicht mehr selbst besitzen und betreiben, sondern für eine monatliche Gebühr bei einem Cloud-Dienstleister mieten und über das Internet beziehen wollen.

Software-Lizenzmanagement bietet sich an, wenn Unternehmen die Kosten für Software-Lizenzen mit Hilfe eines externen Dienstleisters optimieren wollen. Hintergrund: Wer mehr Lizenzen besitzt, als er benötigt, zahlt zu viel. Wer weniger Lizenzen besitzt, als er benötigt, läuft Gefahr, wegen Verletzung des Urheberrechts belangt zu werden.

Verkauf bietet sich an, wenn Unternehmen IT-Hardware und Softwareprogrammen kaufen wollen.